巧用WPS 2005进行成绩统计与查询

高三的学生每年都要进行大大小小的考试若干次。考试次数多了，无论老师还是学生自己都会关心该名学生在这几次考试中的成绩变化情况。如果一个表格一个表格地查找，无疑有些费事，也不容易形成直观准确的印象。如果能建立一个查询系统，只要输入学生姓名，然后自动显示该生在这几次考试中的各科成绩，并能自动以图表的形式显示出来，那么，岂不是既简单、方便又使人印象深刻？

图1

　　假如我们使用WPS 2005中的金山表格来进行成绩统计的话，那么恭喜恭喜，这个愿望是可以实现的。只要我们做一下如此这般的设置就可以了。

　　一、成绩的查询

　　首先把考试成绩分别拷入到不同的工作表中。我们以四次模拟考试为例，分别给这几个工作表命名为“第1次”、“第2次”、“第3次”、“第4次”，以方便我们后面对成绩的调用。每份工作表的格式都是相同的，如图2所示。学生成绩的数据均位于A1:J93单元格区域。其中，姓名栏位于C列。

图2

　　新插入一个工作表，命名为“查询”，在B2:F10区域建立如图3所示空白表格。点击C4单元格，输入公式“=INDEX(第1次!$A$1:$J$93,MATCH($C$2,第1次!$C$1:$C$93,0),4)”（不含外层双引号）。然后拖动填充句柄向下至C10单元格。现在将C5单元格公式中最后的那个数据“4”修改为“5”，下面的依此加“1”，C10单元格即为“10”。依此类推。

图3

　　C列的公式修改完成后，再选中C4:C10单元格后，拖动填充句柄向右将公式填充至F列。不过，D列公式中的“第1次”均改为“第2次”，E列为第“3”次，F列为“第4次”。

　　全部修改完成后，在C2单元格输入要查询学生的姓名，按下回车键，那么该生在这四次模拟考试中的各科成绩及总分、名次就一目了然了。如此方便快捷，即使在建立公式的时候稍有些麻烦，也是很值得吧？

　二、图表的建立

　　成绩是查出来了，要想直观，还应该用图表进行显示。相比起上一步操作，这个就简单多了。按要求，我们需要把名次栏单独作一个图表，而把其它的成绩作到一个图表中。

　　选中B3:F9单元格，点击菜单命令“插入→图表”，在打开的对话框中选择“柱形图”中的“簇状柱形图”，点击“下一步”，直至出现“图表选项”时，在“图表标题”处输入“各科成绩”，如图4所示。点击“数据标志”选项卡，选中“值”复选项，这样就可以在图表的每一个柱形上方加上各科分数了。最后，点击“完成”按钮，一份图表就算完成了。

图4

　　再选中B3:F3单元格，按住“Ctrl”键，再选中B10:F10单元格，按上面的方法建立“名次”图表。选中它们，调节大小和位置至合适。则就有了图1中所示的效果。

　　如果感觉显示出来的分数字体有些大，那么可以在这些数字上点击右键，然后在弹出的快捷菜单中选择“数据标志格式”命令，打开如图5所示的对话框。现在就可以根据需要调节字体和大小了。

图5

　　现在我们可以体验一把成功的快乐了：输入要查询的学生姓名，轻按回车键，呵呵，不仅立刻显示出该学生在这四次考试中的各科成绩，而且，在两幅图表中清晰地显示出相应成绩和名次。这成绩和名次的变化趋势那是“相当地”一目了然啊。呵呵，怎么样？用这个做个成绩分析，那还不是小菜一碟吗？

　　注：Match函数和Index函数的用法

　　Match函数：

　　该函数的作用是返回在指定方式下与指定项匹配的数组中元素的相应位置。其语法是Match（查找值，查找区域，匹配类型）。

　　比如本例中的MATCH($C$2,第1次!$C$1:$C$93,0)的含义就是：在“第1次”工作表的C1:C93单元格中查找与当前工作表中C2单元格数据匹配的数据在C1:C93中的位置。由于本例的查找区域是C列的第1至第93行，所以返回的结果其实是查找到的数据所在的行号。

　　至于公式中的最后那个参数“0”，是表明此工作表不必事先排序。

　　Index函数：

　　该函数的作用是返回列表或数组中的元素值，此元素由行序号和列序号的索引值给定。其语法是Index（数组，行序号，列序号，区域序号）。

　　如本例中INDEX(第1次!$A$1:$J$93,MATCH($C$2,第1次!$C$1:$C$93,0),4)。表明查找范围是“第1次”工作表$A$1:$J$93单元格区域，并以A1单元格为基准，后面的MATCH($C$2,第1次!$C$1:$C$93,0)如上所说，返回的是匹配数据所在的行号，而最后的那个“4”，表示的是从A1单元格开始的第四列。这样，就可以把行号和列号的交叉处的数据“显示”出来了。